Kraftakt verbessert Digitalisierung

"Kehraus" im Rathaus: Für Anja Nicklas, Anja Huck und Lisa Ulrich (von links) von der Gemeindekasse und der Finanzabteilung zahlt sich die neue Finanzsoftware durch einen deutlich geringeren Papieranfall und die Digitalisierung verschiedener Arbeitsvorgänge aus.

Als einen bedeutenden Schritt in Richtung "Weitere Digitalisierung der Verwaltung" bezeichnete Bürgermeister Andreas Poignée die mittlerweile abgeschlossene Umstellung der Finanzsoftware der Gemeinde.

Hierzu hatte der Gemeinderat am 01.02.2022 "grünes Licht" gegeben und die Firma H+H GmbH Berlin mit der Ablösung der seit über 20 Jahren im Einsatz befindlichen und deshalb stark veralteten Finanzsoftware beauftragt.

Zielsetzungen waren dabei insbesondere:

• Die Einrichtung eines elektronischen Rechnungseingangsbuchs
• Ein digitalisierter Workflow für das Anordnungswesen (Papierersparnis)
• An- und Einbindung der Außenstellen durch webbasierte Benutzeroberfläche
• Eine ganzheitlich implementierte Lösung für den Eigenbetrieb Abwasserbeseitigung im Hinblick auf Verbrauchsabrechnung und Finanzbuchhaltung
• Verbesserung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Automatisierung des Berichtswesens für Haushaltsplan und Jahresabschluss

Nach umfangreichen Vorarbeiten, Mitarbeiterschulungen und Datenkonvertierungen ging die neue Software "H+H proDoppik" am 21.09.2022 an den Start.
Natürlich konnte man bei einem solch umfangreichen Projekt mit zahlreichen Modulen wie zum Beispiel Erstellung des Haushaltsplans und der Jahresrechnung, Mittelbewirtschaftung, Anordnungswesen, Erhebung der Abgaben (Steuern, Gebühren, Beiträge, Entgelte), Anlagenbuchhaltung, Kassenwesen (Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Kassenabschlüsse), Adress- und SEPA-Mandatsverwaltung oder Verbrauchsabrechnung Abwasser nicht davon ausgehen, dass alles gleich "auf Knopfdruck" funktionierte. So war zunächst noch etwas "Feintuning" angesagt, Schnittstellen zu weiteren Spezialverfahren mussten eingerichtet werden, die Mitarbeiter mussten ihre neuen Bearbeitungsroutinen finden und verinnerlichen. Zu diesem Zweck erstellte die Finanzabteilung zahlreiche "Kurzanleitungen" zu spezifischen Aufgaben, so dass man nicht immer die umfangreichen Online-Handbücher wälzen musste.

Mittlerweile wurden sowohl der Haushaltsplan 2023 als auch der Jahresabschluss 2022 mit der neuen Finanzsoftware erstellt. Der "Rechnungsworkflow", das sogenannte "Herzstück der täglichen Mittelbewirtschaftung", spart durch Verzicht auf die bisherigen Anordnungen in Papierform eine große Menge an Papier ein: Hierzu werden die bei der Gemeinde eingehenden Rechnungen zunächst eingescannt oder abgespeichert. Für die Mitarbeiter sind sie in digitaler Form auf dem Bildschirm abrufbar und werden im Hinblick auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft. Mit der Eingabe eines PINs (persönliche Identifikationsnummer) bestätigen die Mitarbeiter die Korrektheit der Rechnungen und geben sie im Rahmen des elektronischen Workflows zur Überweisung an die Gemeindekasse weiter.

Bei der Kasse werden jedoch nicht nur Rechnungen zahlbar gemacht, sondern es müssen täglich auch zahlreiche Zahlungseingänge korrekt verbucht werden. Sofern die Zahlungspflichtigen bei der Überweisung ihr Aktenzeichen korrekt angegeben haben, erfolgt die Verbuchung nun maschinell; das Programm kann also ohne weiteres Zutun die eingehenden Beträge den entsprechenden Forderungen zuordnen. Insgesamt eine große Zeitersparnis, wie Anja Nicklas und Anja Huck von der Gemeindekasse bestätigen. Bei sogenannten "Einzeleinnahmen", die fallbezogen nur einmal anfallen, ist der Abgabenbescheid mit einem QR-Code versehen, der die wesentlichen Zahlungsangaben enthält und direkt für eine Überweisung per "giropay" verwendet werden kann.

Im Bereich der Grund- und Gewerbesteuer ist die Gemeinde bereits jetzt für die ab 2025 kommende digitale Datenübermittlung gewappnet. Die sogenannten "Steuermessbescheide" werden dann nicht mehr in Papierform, sondern nur noch digital von den Finanzämtern an die Kommunen übermittelt.

Bürgermeister Andreas Poignée dankte allen Mitarbeitern für ihr Engagement im Rahmen dieser Umstellung. Speziell bei der Gemeindekasse und der Finanzabteilung seien dafür viele Überstunden angefallen. Allerdings seien jetzt bereits wesentliche Verbesserungen ersichtlich, so dass sich dieser enorme Kraftakt gelohnt habe und sich zu amortisieren beginne.

Als nächste Schritte stehen nun die Anbindung der Außenstellen sowie die Implementierung der Leistungen nach dem Online-Zugangsgesetz an. Auch das Thema "Mehrwertsteuereinführung" steht in 2024 auf der Agenda.